Komandējums nav tikai dienas nauda un viesnīca. Lai izdevumus varētu korekti atlīdzināt un iegrāmatot, ir svarīgi jau pirms brauciena noformēt rīkojumu, zināt konkrētās valsts dienas naudas normu un pēc tam saglabāt visus izdevumus apliecinošos dokumentus.
Kas ir komandējums?
Komandējums ir uzņēmuma vadītāja rakstiski apstiprināts brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijā vai ārvalstīs, lai pildītu darba uzdevumus vai papildinātu kvalifikāciju (MK noteikumu Nr.969 1.–2. punkts).
Praktiski tas nozīmē, ka pirms brauciena vajag komandējuma rīkojumu. Tajā norāda darbinieku, galamērķi, komandējuma mērķi un sākuma un beigu datumu.
Dienas nauda
Dienas nauda kompensē papildu izdevumus, kas rodas komandējuma laikā, piemēram, ēdināšanu un citus ikdienas sīkos izdevumus. Dienas naudai čeki nav vajadzīgi. Tā ir noteikta summa par katru komandējuma dienu.
Latvijā dienas naudas norma ir 8 EUR dienā. Ārvalstīs katrai valstij ir sava dienas naudas norma, tāpēc pirms brauciena tā jāpārbauda MK noteikumu Nr.969 1. pielikumā.
Piemēram, ja darbinieks dodas komandējumā uz 10 dienām un konkrētās valsts dienas naudas norma ir 30 EUR dienā:
- Komandējuma ilgums: 10 dienas.
- Dienas nauda: 30 EUR dienā.
- Kopā izmaksājamā dienas nauda: 300 EUR.
Svarīga nianse: ja uzņēmums apmaksā viesnīcu, tas vēl nenozīmē, ka dienas nauda jāsamazina. Līdz 30% no dienas naudas normas to var samazināt tad, ja darbiniekam tiek nodrošināta gan bezmaksas uzturēšanās, gan ēdināšana vismaz trīs reizes dienā (MK noteikumu Nr.969 13. punkts).
Ceļa un transporta izdevumi
Uzņēmums var atlīdzināt izdevumus par braucienu uz komandējuma vietu un atpakaļ. Tie var būt lidmašīnas, vilciena vai autobusa biļetes, degviela, brauciens līdz lidostai, autostāvvieta un citi ar komandējumu saistīti transporta izdevumi.
Atšķirībā no dienas naudas, šiem izdevumiem vajag dokumentus. Tāpēc biļetes, čeki un rēķini ir jāsaglabā. Arī taksometra izdevumus var atlīdzināt, ja tie ir pamatoti un uzņēmuma vadītājs tos ir atļāvis (MK noteikumu Nr.969 8. punkts).
Viesnīcas izdevumi
Viesnīcas izdevumus atlīdzina pēc rēķina. Latvijā maksimālā norma ir 120 EUR par nakti Rīgā un 60 EUR citās apdzīvotās vietās. Ārvalstīs viesnīcu normas atšķiras pa valstīm un arī ir atrodamas MK noteikumu Nr.969 1. pielikumā.
Ja viesnīcas rēķinā ir personīgi izdevumi, piemēram, minibārs, apģērba tīrīšana vai citi līdzīgi pakalpojumi, uzņēmums tos neatlīdzina. Tos sedz pats darbinieks.
Kādus vēl izdevumus var atlīdzināt?
Ja izdevums ir saistīts ar komandējumu un to var pamatot ar dokumentiem, uzņēmums var atlīdzināt arī citus izdevumus, piemēram:
- bagāžas pārvadāšanu;
- autostāvvietu, maksas ceļus un tiltus;
- vīzas un citus ceļošanas dokumentus;
- ceļojuma apdrošināšanu;
- dalības maksu konferencē, seminārā vai izstādē;
- darba vajadzībām izmantotu internetu vai telefonu, ja tas ir saskaņots.
Kas jādara pēc komandējuma?
Pēc atgriešanās jāveic galīgais norēķins. Ja pirms komandējuma darbiniekam tika izmaksāts avanss, to salīdzina ar faktiskajiem izdevumiem.
- Ja avanss bija lielāks par faktiskajiem izdevumiem, darbinieks atmaksā starpību uzņēmumam.
- Ja faktiskie izdevumi bija lielāki, uzņēmums piemaksā starpību darbiniekam.
Tātad galvenais ir diezgan vienkāršs: pirms brauciena sagatavo rīkojumu, pārbaudi dienas naudas un viesnīcas normas, komandējuma laikā saglabā čekus un rēķinus, bet pēc atgriešanās uztaisi gala norēķinu. Dienas naudai čeki nav vajadzīgi.