Vakariņas ar klientu, Ziemassvētku balle darbiniekiem, sporta spēles vai komandas saliedēšanas pasākums. Uzņēmums šādus izdevumus var apmaksāt, bet svarīgi saprast, kurā kategorijā tie ietilpst un kādi nodokļi tiem piemērojami.
Kas ir reprezentācijas izdevumi?
Reprezentācijas izdevumi ir izdevumi uzņēmuma prestiža veidošanai, darījumu un sadarbības partneru uzņemšanai un maltīšu rīkošanai, kā arī noteikti izdevumi par uzņēmumu reprezentējošiem priekšmetiem (Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma 8. pants).
Tipisks piemērs ir vakariņas ar esošu vai potenciālu klientu. Ja uzņēmums apmaksā restorāna rēķinu un tikšanās mērķis ir saistīts ar uzņēmuma darbību, to var uzskaitīt kā reprezentācijas izdevumu.
Savukārt uzņēmuma vadītāja parastas pusdienas vienatnē par reprezentāciju nekļūst tikai tāpēc, ka par tām samaksāts ar uzņēmuma karti.
Kas ir personāla ilgtspējas izdevumi?
Personāla ilgtspējas izdevumi galvenokārt ir izdevumi, kas paredzēti darbinieku kolektīvai motivēšanai un saliedēšanai. Piemēram:
- uzņēmuma Ziemassvētku vai vasaras pasākums;
- komandas saliedēšanas pasākums;
- sporta spēles;
- kopīgs darbinieku pasākums ar telpu nomu, ēdināšanu un organizēšanas izmaksām.
Svarīgi, ka runa ir par kolektīvu pasākumu. Ja uzņēmums vienam konkrētam darbiniekam apmaksā personīgu labumu, tas automātiski nav personāla ilgtspējas izdevums.
Abām kategorijām ir kopīgs 5% limits
Reprezentācijas un personāla ilgtspējas izdevumus skaita kopā. Tos neapliek ar UIN, ja gada laikā tie nepārsniedz 5% no iepriekšējā pārskata gada darbiniekiem aprēķinātās bruto darba samaksas, par kuru samaksātas VSAOI. Šie izdevumi grāmatvedībā jāuzskaita atsevišķi no pārējiem izdevumiem.
Piemēram, ja iepriekšējā gada bruto darba samaksa bija 60 000 EUR, limits ir:
- 60 000 × 5% = 3 000 EUR.
Kamēr reprezentācijas un personāla ilgtspējas izdevumi kopā nepārsniedz 3 000 EUR, UIN par tiem nav jāmaksā. Pārsnieguma daļu iekļauj UIN apliekamajā bāzē.
Kas notiek ar PVN?
Te abas kategorijas jānodala.
Ja maltīte ir reprezentācijas izdevums, piemēram, vakariņas ar klientu, priekšnodoklī drīkst atskaitīt 40% no PVN. Pārējie 60% nav atskaitāmi (PVN likuma 100. panta pirmā daļa).
Piemēram, restorāna rēķins ir 121 EUR, no kuriem 21 EUR ir PVN. Priekšnodoklī var atskaitīt 8,40 EUR jeb 40% no PVN. Atlikušie 12,60 EUR PVN kļūst par daļu no reprezentācijas izdevumiem.
Savukārt, ja ēdināšana ir darbinieku personāla ilgtspējas pasākuma daļa, piemēram, uzņēmuma sporta spēlēs vai Ziemassvētku ballē, 40% noteikums nav piemērojams. VID skaidro, ka PVN par darbinieku ēdināšanu, atpūtu un izklaides pasākumiem priekšnodoklī neatskaita.
Ko saglabāt grāmatvedībai?
Ar čeku vai rēķinu vien ne vienmēr pietiek, jo pēc dokumenta bieži nevar saprast, kāpēc izdevums radies. Reprezentācijas gadījumā ir vērts norādīt tikšanās mērķi un sadarbības partneri, bet personāla pasākumam saglabāt informāciju par pasākuma mērķi un dalībniekiem.
Galvenais princips ir vienkāršs: klientu un sadarbības partneru uzņemšana parasti ir reprezentācija, savukārt kolektīvi darbinieku pasākumi var būt personāla ilgtspējas izdevumi. Abas kategorijas dala vienu 5% limitu, bet PVN piemērošana tām atšķiras.