Rēķini un čeki ir viena no tām lietām, par ko bieži sāk domāt tikai tad, kad grāmatvedis pasaka: šis dokuments neder. Čekā nav uzņēmuma rekvizītu, rēķins izrakstīts uz īpašnieka vārda vai samaksāts avansa rēķins, bet dokumenta par saņemto pakalpojumu nav. Tāpēc te īsi par to, kam ir vērts pievērst uzmanību jau pirkuma brīdī.
Kad pietiek ar čeku un kad vajag rēķinu?
Ja uzņēmums ir PVN maksātājs, atceries divus sliekšņus: 30 un 150 eiro. Abos gadījumos skatās darījuma vērtību bez PVN. Tie ir PVN rēķina sliekšņi. Tie paši par sevi nenosaka, vai pirkums ir vai nav saimnieciskās darbības izdevums (PVN likuma 126. pants).
Ja pirkums bez PVN ir mazāks par 30 eiro, pietiek ar kases čeku arī tad, ja uz tā nav Tava uzņēmuma rekvizītu.
Piemērs:
- Pirkuma summa bez PVN: 20 EUR.
- PVN: 4,20 EUR.
- Kopā samaksāts: 24,20 EUR.
- Uzņēmuma rekvizītu čekā nav.
Ja summa ir no 30 eiro līdz mazāk nekā 150 eiro bez PVN, čekā jau jābūt informācijai par pircēju. Vienkāršākais variants ir uzreiz pie kases palūgt čeku ar uzņēmuma rekvizītiem. Ja rekvizītu čekā nav, likums noteiktos gadījumos ļauj trūkstošo informāciju pievienot ar atsevišķu attaisnojuma dokumentu.
Piemērs:
- Pirkuma summa bez PVN: 100 EUR.
- PVN: 21 EUR.
- Kopā samaksāts: 121 EUR.
Ja summa ir 150 eiro vai vairāk bez PVN, ar vienkāršotu čeku vairs nepietiek. Vajag dokumentu ar pilna PVN rēķina informāciju atbilstoši PVN likuma 125. pantam.
Piemērs:
- Pirkuma summa bez PVN: 200 EUR.
- PVN: 42 EUR.
- Kopā samaksāts: 242 EUR.
Kas īsti ir uzņēmuma rekvizīti?
Galvenā doma ir ļoti vienkārša. No dokumenta jābūt skaidram, kurš uzņēmums preci vai pakalpojumu ir nopircis un kurš to ir pārdevis (Grāmatvedības likuma 11. pants).
Praktiski pārbaudi, vai rēķinā ir pareizs uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas dati, juridiskā adrese un PVN numurs, ja uzņēmums ir PVN maksātājs. Tāpat jābūt skaidram, kas ir pārdevējs, kas ir nopirkts, par kādu summu un kāds PVN ir piemērots.
Ja pirkumu veic SIA, bet rēķins ir izrakstīts uz īpašnieka vai valdes locekļa vārda kā privātpersonai, rēķins nav izrakstīts uzņēmumam. Šādā gadījumā grāmatvedis pamatoti prasīs rēķinu izlabot vai sagatavot citu korektu dokumentu.
Avansa rēķins nav tas pats, kas gala rēķins
Ar avansa rēķiniem bieži rodas pārpratumi. Avansa jeb priekšapmaksas rēķins būtībā ir maksājuma pieprasījums. Prece vēl var nebūt piegādāta un pakalpojums vēl var nebūt sniegts. Tāpēc pats avansa rēķins vēl nav dokuments par jau saņemtu preci vai pakalpojumu (MK noteikumu Nr. 877 34.1 punkts).
Piemēram, uzņēmums pasūta mājaslapu.
- Mājaslapas izstrāde: 1 000 EUR.
- PVN: 210 EUR.
- Avansa rēķins kopā: 1 210 EUR.
Ja uzņēmums samaksā 1 210 eiro, bet mājaslapa vēl nav pabeigta, 1 000 eiro uzreiz nekļūst par pakalpojuma izmaksām. Grāmatvedībā tā sākumā ir samaksātā avansa summa. Kad pakalpojums ir saņemts, tad to iegrāmato atbilstoši tam, kas faktiski ir nopirkts.
Ar PVN ir nedaudz citādi. Ja pakalpojuma sniedzējs saņem avansu pirms pakalpojuma sniegšanas, PVN par saņemto avansu jānorāda tajā PVN deklarācijā, kurā avanss ir saņemts (PVN likuma 120. panta otrā daļa). Kad darījums tiek pabeigts, par to pašu avansa daļu PVN vēlreiz nerēķina. Ja vēlies saprast pašu PVN darbības principu, vairāk par to ir aprakstīts rakstā par PVN uzņēmuma vadītājam.
Pēc tam, kad prece vai pakalpojums ir saņemts, vajag dokumentu, kas to apliecina. Atsevišķos gadījumos pilnībā apmaksātam avansa rēķinam nav obligāti jāseko atsevišķam gala rēķinam, ja darījuma izpildi apliecina cits dokuments un to var skaidri sasaistīt ar konkrēto avansa rēķinu. Darījumos starp uzņēmumiem šim izņēmumam ir arī strukturēta e-rēķina nosacījums (MK noteikumu Nr. 877 34.1 un 34.2 punkts).
Ko pārbaudīt pirkuma brīdī?
Paskaties uz summu un pārbaudi, vai dokumentā ir vajadzīgie uzņēmuma rekvizīti. Ja summa ir 150 eiro vai vairāk bez PVN, pārliecinies, ka saņem pilnvērtīgu PVN rēķinu. Ja maksā pēc avansa rēķina, pēc preces vai pakalpojuma saņemšanas pārliecinies, ka Tev ir arī dokuments, kas apliecina darījuma izpildi.
To visu daudz vieglāk sakārtot uzreiz. Pēc pāris mēnešiem dabūt no pārdevēja labotu rēķinu parasti ir daudz grūtāk.